Научный журнал

Международный журнал экспериментального образования

ISSN 2618–7159

ИФ РИНЦ = 0,425

• Авторы
• Резюме
• Файлы
• Ключевые слова
• Литература

Давлеткиреева Л.З. 1

---

1 ФГБОУ ВО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова»

Для того чтобы предприятие успешно функционировало на рынке, необходимо наличие четко отлаженной системы хранения и обработки информации, которая позволила бы сократить затраты времени на работу с документами и поиск нужной информации в базе. Поэтому для любого вида деятельности очень важно правильно выбрать такую автоматизированную систему, которая бы максимально удовлетворяла требованиям конкретной организации и при этом требовала минимальных затрат. В настоящее время существует огромное количество программных продуктов, позволяющих решать различные задачи и успешно зарекомендовавших себя на рынке. Но в то же время часто возникают ситуации, когда деятельность организации и существующая система настолько специфичны, что готового решения, удовлетворяющего всем потребностям фирмы, просто не существует, а затраты на переобучение персонала и потери от простоя функционирования организации не окупятся самим нововведением.

Статья в формате PDF

0 KB

проект

система

телекоммуникационная компания

автоматизированная информационная система

биллинговая система

система расчетов

1. Курзаева Л.В. К вопросу о применении методов нечеткой логики в задачах управления социально-экономическими системами // Л.В. Курзаева и др. Современные научные исследования и инновации. – 2016. – № 2 (58). – С. 150–153.

2. Масленникова О.Е., Назарова О.Б. Роль и место проектной работы студентов в их профессиональном становлении /О.Е. Масленникова, О.Б. Назарова // Новые информационные технологии в образовании. Материалы VIII Международной научно-практической конференции. Российский государственный профессионально-педагогический университет. 2015. – С. 470–474.

3. Назарова О.Б. Разработка региональной модели индивидуальной траектории профессионального развития бакалавров и магистров для реализации стадий создания автоматизированных систем как научная проблема/О.Б. Назарова//Современные информационные технологии и ИТ-образование. – 2014. – №10. – С. 651–663. 

4. Назарова О.Б., Колодкина Е.А. Использование референтной модели процессов для управления качеством телекоммуникационных услуг//Экономика и менеджмент инновационных технологий. – 2014. -№ 6. – URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/06/5261 (дата обращения: 10.06.2014). 

5. Назарова О.Б., Колодкина Е.А. Стандартизация бизнес-процессов в телекоммуникационных компаниях // Современные материалы, техника и технология: материалы 3-й Международной научно-практической конференции (27 декабря 2013 года) / редкол.: Горохов А.А. (отв.ред.); Юго-Зап.гос.ун-т. В 3-х томах, Том3., Курск, 2013. 296 с. С.11–14.

6. Назарова О.Б.  Теория экономических информационных систем: учебник: в 2 ч./ О.Б. Назарова. – Магнитогорск: Изд-во Магнитогорск.гос. ун-та, 2012. – 184 с.

7. Новикова Т.Б., Гусева Т.Ф., Вахрушев В.И., Седнева Д.А., Климов П.А., Иванченко А.Е., Игнатова Т.А. Опыт моделирования диаграмм OD, FTA, VAD, EEPC для постановки задач управления в социальных и экономических системах // Современные научные исследования и инновации. – 2016. – № 1 (57). – С. 67–72.

8. Седнева Д.А., Климов П.А., Гусева Т.Ф., Вахрушев В.И., Румянцев Е.П., Новикова Т.Б. Описание моделей по созданию собственного бизнеса // Современные научные исследования и инновации. – 2015. – № 11 (55). – С. 131–138.

Конечной целью информатизации любого предприятия является такое построение внутренней структуры управления, при которой основные бизнес-процессы протекают в минимальные сроки и с минимальными затратами. С расширением клиентской базы увеличивается количество времени на обработку необходимых документов и операций для работы с клиентами, поставщиками, коллегами и партнерами. Использование на данный момент программных средств на предприятии не позволяет охватить весь спектр предоставляемых услуг должным образом, в связи с этим было принято решение внедрить биллинговую систему, позволяющая добиться выше поставленных задач для предприятия (6).

Актуальность данной темы объясняется тем, что телекоммуникационные услуги имеют огромное значение в автоматизации системы документооборота предприятий, а также ускорение процессов передачи данных различного характера. На первой стадии менеджера по продажам ищут новых клиентов на подключение телекоммуникационных услуг, если клиент готов к сотрудничеству, то клиенту предлагается провести бесплатное обследование технической возможности. Если техническая возможность есть, то менеджер показывает пакет предоставляемых услуг и их стоимость, далее подбирают наиболее оптимальный тариф. Затем менеджер берет у клиента реквизиты для составления договора. После составления договора, документы передаются в службу проверки документации для выявления правильности составления документов. При положительном обследовании технической возможности подписываются документы, и выставляется счет на оплату за подключение выбранных услуг.

После оплаты клиентом, выставленного счета, менеджер создает документ – заявку на монтаж, указывая адрес подключения, контакты клиента, наименование организации и выбранные услуги. Далее эту заявку передают в технический отдел. Монтажники, получив данную заявку проверяют выбранные услуги клиентом, подготавливают необходимое оборудование для подключения клиента. За тем монтажники устанавливают абонентский блок на здании клиента и проводят провод до компьютера либо сервера, по окончании работы клиенту предлагается проверить качество работы и по соглашению сторон подписывают акт о выполненных работах. Затем акт о выполненной работе передается в службу поддержки, на основе подписанного акта производят фактическое включение телекоммуникационных услуг. Далее договор клиента хранится в БД.

В случае, каких-либо вопросов клиент обращается в службу поддержки пользователей, а специалист службы пользователей решает данную проблему, в случае невозможности решить проблемы на месте, составляется заявка на выезд монтажников для устранения проблем. По окончании месяца менеджера по продажам передают все акты по новым подключенным клиентам в бухгалтерию для начисления заработной платы (1).

Проанализировав деятельность предприятия и преимущества использования системы биллинг, создадим модель с целью понять, как функционирует данная организация с позиций системного анализа (4–5). Эта модель строится с целью выявления ошибок и узких мест, а также формулировки предложений по улучшению ситуации (рис. 1, 2).

Рис. 1. Обеспечение телекоммуникационных услуг

Рис. 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

В компании рассматриваются следующие основные функции: поиск клиента по подключению к Интернету, заключение договора, оплата за подключение, подключение клиента к Интернету, отдел технической поддержки. В модели бизнес-процесса отражена деятельность одного менеджера и соответствующих ему функций: составление типовой формы договора, подача на рассмотрение клиенту, подписание договора (рис. 3) (7–8).

Рис. 3. Функции компании

Функция «Поиск клиента по подключению к Интернету» представляет собой поиск информации в любых бизнес справочниках о существующих компаниях в городе, для коммерческого предложения. Она требует порядка 1 рабочего часа и предельной концентрации внимания.

Функция «Заключение договора» представляет собой занесение реквизитов клиента и выбранные клиентом услуги. Процесс занимает около 2 часов рабочего времени.

Функция «Оплата за подключение» представляет собой пересчет всех выбранных услуг клиентом, добавив НДС, выставляется единый счет на услуги. Данный процесс занимает около 2 часов рабочего времени и большой концентрации внимания.

Функция «Подключение клиента к Интернету» представляет собой проверку об оплате клиентом, составление заявки для монтажников. Этот процесс занимает до 2 часов рабочего времени.

Функция «Отдела технической поддержки» в случае обращения клиентов в службу поддержки, заводится карточка в журнале учета. Данный процесс занимает от 30 мин., до 1 рабочего часа времени.

Если подвести итоги по затраченному рабочему времени на обработку одного клиента затрачивается 8 часов рабочего времени или полный рабочий день.

Анализ внутреннего документооборота деятельности отдела продаж

Вначале отслеживается порядковый номер последнего договора в журнале учета договоров, чтобы соблюдать их порядок нумерации. Затем на имеющемся типовом договоре менеджер прописывает вручную реквизиты сторон, что очень много занимает времени и большой концентрации внимания. Далее составляется заказ к договору, где необходимо прописать вручную реквизиты сторон и все выбранные услуги клиентом с учетом стоимости услуг. После составления договора и заказа, менеджер передает на проверку в отдел договоров и если все верно, то ставиться подпись и печать. Когда договор составлен и проверен на предмет ошибок, менеджер составляет счет, для последующей передачи клиенту.

Клиентом рассматривается выставленный менеджером счет, на телекоммуникационные услуги, после чего выносится решение о согласие или не согласии с данным счетом. При согласии клиента с выставленным на телекоммуникационные услуги счетом производится оплата. После произведения оплаты клиент отправляет копию платежного поручения менеджеру по факсу, с отметкой банка о списании с его расчетного счета, суммы выставленной менеджером в счете на телекоммуникационные услуги. Менеджер составляет заявку на монтаж и приносит в бухгалтерию, при этом предоставив копию платежного поручения с отметкой банка о списании с его расчетного счета, суммы выставленной за услуги подключения. После этого монтажники производят монтаж на объекте клиента.

В это же время менеджер составляет акт о выполненных работ на объекте клиента. По окончанию монтажа, менеджер отвозит клиенту акт выполненных работ, который изготавливается в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отдается клиенту с поставленной подписью и печатью компании, на втором экземпляре проставляется подпись и печать со стороны клиента, в качестве подтверждения действительно выполненных работ. Этот экземпляр менеджер привозит обратно в компанию и передает в бухгалтерию. Затем на основании акта о выполненных работах, системный инженер производит включение телекоммуникационных услуг.

На эту работу затрачивается от 6 до 8 часов рабочего времени менеджера, что по своей сути занимает весь рабочий день. Хотя менеджеру кроме этой работы еще необходимо заполнять и отправлять ежедневные отчеты о проделанной работе за каждый рабочий день, на что совершено не остается времени, в следствии, чего менеджер вынужден оставаться на рабочем месте дополнительное время, которое компании приходится оплачивать по двойному тарифу согласно ТК РФ. Что в свою очередь является дополнительными затратами компании.

Анализ ситуации показывает, что это занимает большое количество времени и затрат компании. В качестве альтернативного варианта предлагается использование системы биллинг, что дает возможность выбрать конкретные варианты договора, заказа и акта, в котором впечатывается только Ф.И.О. и название компании, и реквизиты. Это позволяет сократить затраченное время на 50 % от затрачиваемого времени на данный момент.

Анализ информационных потоков и информационного взаимодействия

Передача документов внутри отдела между сотрудниками и между отделами происходит в начале смены, то есть информация о производственном процессе в течение рабочей смены не поступает в отдел. Запаздывание информационного потока замедляет процесс продажи телекоммуникационных услуг и негативно сказывается на экономическом состоянии. Кроме того, налицо дублирование функций: создаются копии документов, подшиваются копии документов, делаются выписки из документов. Дублирование работ означает по существу дублирование функций. Поэтому исключение дублирования может привести к сокращению персонала. Это тоже повлияет на повышение производительности.

Как уже говорилось, при создании модели вся работа по документообороту ведется вручную. Переход к автоматизированной обработке информации позволит сократить время подготовки и обработки практически всех документов в отделе за счет исключения дублирования информации и ускорения обработки.

На основании анализа можно сформировать предложения по усовершенствованию информационной системы предметной области и в целом предприятия. При выработке предложений надо учесть: длительность типовых операций; дублирование и противоречивость функций, информационных потоков и документооборота; степень загруженности структурных подразделений и должностных лиц; степень применения средств автоматизации.

Однако переход к новой системе обработки данных потребует значительных затрат на проектирование, разработку, покупку техники и программных средств, обучение персонала и по практике аналогичных проектов даст экономический эффект не ранее чем через год. При этом имеет смысл разрабатывать корпоративную информационную систему, поскольку информация, обрабатываемая в отделе продаж, связана с большинством отделов предприятия.

Состав автоматизированных функций расчетной системы:

• Поддержка любого количества категорий абонентов (госбюджетные, хозрасчетные предприятия и т.д.) со своими налогами, правилами изъятия налогов;

• Ежедневные начисления услуг (поддержка ежедневного изменения тарифов, изменения списка предоставляемых услуг абоненту, включения/выключения устройств абонентам);

• Регистрация оплаты за услуги связи через интернет-банкинг, система «город» и qiwi;

• Поддержка журнала работы с абонентом (в журнал попадают все выставленные документы (платежные документы, счета, справки, извещения), контакты (обзвон), автоматические изменения статуса договора);

• Возможность бумажной и безбумажной технологии извещения абонентов о суммах, выставленных к оплате;

• Хранение сведений о произведенных начислениях за услуги связи в текущем и закрытом расчетных периодах;

• Возможность проведения перерасчетов начисленных сумм за услуги связи, например, за время не работы телефона;

• Поддержка интерфейса с карточными системами оплаты услуг;

• Возможность предоставления автосправки о текущем состоянии своего счета в любое удобное для абонента время;

• Возможность изменения и настройки шаблонов всех документов системы.

Формирование отчетных данных:

• Формирование краткой и детальной расшифровки произведенных начислений по всем услугам связи, в том числе по проводным и мобильным междугородным и международным разговорам, роумингу, а, при наличии возможности, и по местным переговорам;

• Формирование списков задолжников и списков на отключение;

• Формирование всех видов бухгалтерских отчетов (оборотные ведомости, составляющие начислений, журнал продаж, строки доходов и т. д.) по типам абонентов, узлам и прочим параметрам.

• Для проведения сравнения предлагаемых решений необходимо выделить критерии сравнения. К общим критериям относятся следующие: наличие оборудования для установки биллинговой расчетной системы; доступность оборудования; надежность оборудования; графический, понятный, функциональный, открытый интерфейс приложения; демо-доступ; легкость эксплуатации и настройки; защищенность (шифрование) передаваемых данных; документированность к интеграции системы; послепродажное сопровождение; наличие территориального офиса производителя ПО; опыт производителя ПО; стоимость системы; сроки внедрения (2, 3).

Были прописаны и раскрыты бизнес-процессы, которые покроются за счет внедрения новой автоматизированной системы. В ходе реализации проекта внедрения удалось пройти некоторые этапы, в результате чего была проведена опытно-промышленная эксплуатация системы. По итогам этапа были выполнены следующие действия: выработаны требования к внедряемой системе; разработана спецификация требований к системе; разработан план-график внедрения системы; проведено тестирование системы. Анализ результатов проведенного тестирования позволил проверить работу аппаратно-программного комплекса выявить преимущества и недостатки, а также выявить необходимость в проведении дополнительного анализа предложений по решению поставленной задачи.

Библиографическая ссылка